ค่าพวงหรีด ใช้ภาษีซื้อได้ไหม และบันทึกบัญชีอย่างไรให้ถูกต้อง

หนึ่งในคำถามที่ผู้ประกอบการและพนักงานบัญชีมักถามกันคือ ค่าพวงหรีด ใช้ภาษีซื้อได้ไหม และบันทึกบัญชีอย่างไรให้ถูกต้อง เนื่องจากการซื้อพวงหรีดไปร่วมงานศพลูกค้า พนักงาน หรือผู้ร่วมธุรกิจเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นบ่อยในการดำเนินธุรกิจ บทความนี้อธิบายหลักเกณฑ์ทางภาษีและการบัญชีที่เกี่ยวข้องกับค่าพวงหรีดอย่างตรงไปตรงมา

ในการดำเนินธุรกิจ การส่งพวงหรีดไปร่วมไว้อาลัยเป็นการแสดงน้ำใจและรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจในระยะยาว แต่ในด้านภาษีและบัญชี จำเป็นต้องเข้าใจว่าค่าใช้จ่ายนี้จัดอยู่ในหมวดใด และจะนำมาหักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้มากน้อยเพียงใด

สิ่งสำคัญที่ต้องทราบก่อนคือการวางแผนภาษีอย่างถูกต้องตั้งแต่ต้นจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายและลดความเสี่ยงในการถูกประเมินภาษีเพิ่มได้อย่างมีนัยสำคัญ

ค่าพวงหรีด จัดเป็นค่าใช้จ่ายประเภทใดในทางภาษี

ตามประมวลรัษฎากรของไทย ค่าพวงหรีดที่ซื้อเพื่อประโยชน์ของกิจการสามารถนำมาหักเป็นรายจ่ายได้ แต่ต้องพิจารณาตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด โดยทั่วไปค่าพวงหรีดจัดอยู่ในหมวด “ค่ารับรอง” หรือ “ค่าใช้จ่ายในการดำเนินกิจการ” ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และผู้รับ

หากค่าพวงหรีดเป็นการส่งไปในนามบริษัทให้แก่ลูกค้า คู่ค้า หรือพันธมิตรทางธุรกิจที่เสียชีวิตหรือครอบครัวของผู้นั้น ถือเป็น “ค่ารับรอง” ซึ่งนำมาหักได้ตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด

หากค่าพวงหรีดเป็นการส่งไปในงานศพของพนักงานในบริษัทหรือครอบครัวพนักงาน อาจจัดเป็น “สวัสดิการพนักงาน” ซึ่งสามารถหักได้เต็มจำนวนหากมีระเบียบสวัสดิการพนักงานที่ชัดเจนรองรับ

กรณีที่ค่าพวงหรีดส่งไปยังบุคคลที่ไม่มีความเกี่ยวข้องกับธุรกิจโดยตรง อาจถูกตีความว่าเป็นรายจ่ายส่วนตัวที่ไม่สามารถนำมาหักได้ ดังนั้นการเก็บหลักฐานความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับผู้เสียชีวิตจึงมีความสำคัญ

ค่าพวงหรีดใช้ภาษีซื้อหักได้ไหม และต้องมีเอกสารอะไรบ้าง

คำถามเรื่อง “ภาษีซื้อ” หรือ VAT Input ของค่าพวงหรีดนั้น ขึ้นอยู่กับว่าร้านพวงหรีดที่ซื้อจดทะเบียน VAT หรือไม่ หากร้านจดทะเบียน VAT และออกใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง บริษัทที่จดทะเบียน VAT ก็สามารถนำภาษีซื้อนั้นมาหักออกจากภาษีขายได้

เอกสารที่ต้องเก็บไว้เพื่อรองรับการหักค่าพวงหรีด ได้แก่ ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีที่ออกในนามบริษัท บันทึกภายในระบุวัตถุประสงค์ว่าส่งพวงหรีดในโอกาสใดและให้แก่ใคร รวมถึงหลักฐานความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับครอบครัวผู้เสียชีวิต

ข้อมูลอ้างอิงด้านภาษีที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจสามารถศึกษาเพิ่มเติมได้จาก กรมสรรพากร กระทรวงการคลัง ซึ่งมีแนวทางปฏิบัติและคำตอบสำหรับคำถามด้านภาษีสำหรับผู้ประกอบการอย่างครบถ้วน

สิ่งสำคัญคือต้องขอใบกำกับภาษีที่ถูกต้องทุกครั้งที่ซื้อค่าพวงหรีดในนามบริษัท เพราะโดยไม่มีใบกำกับภาษีจะไม่สามารถนำภาษีซื้อมาหักออกได้แม้จะมีหลักฐานการจ่ายเงินอื่นๆ

วิธีบันทึกบัญชีค่าพวงหรีดให้ถูกต้องตามมาตรฐาน

การบันทึกบัญชีค่าพวงหรีดที่ถูกต้องจะช่วยให้การยื่นภาษีเป็นไปอย่างราบรื่นและลดความเสี่ยงการถูกตรวจสอบจากสรรพากร

สำหรับค่าพวงหรีดที่จัดเป็นค่ารับรอง ให้บันทึกเดบิต “ค่ารับรอง” และเครดิต “เงินสด” หรือ “เจ้าหนี้การค้า” ตามกรณี หากมีภาษีซื้อที่นำมาหักได้ให้บันทึกแยกในบัญชีภาษีซื้อด้วย

สำหรับค่าพวงหรีดที่จัดเป็นสวัสดิการพนักงาน ให้บันทึกในบัญชี “ค่าสวัสดิการพนักงาน” ซึ่งโดยทั่วไปถือเป็นรายจ่ายที่หักได้เต็มจำนวนโดยไม่มีเงื่อนไขค่ารับรองมาจำกัด

ในกรณีที่ไม่แน่ใจว่าค่าพวงหรีดควรจัดหมวดใด แนะนำให้ปรึกษานักบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีเพื่อให้ได้คำแนะนำที่เหมาะสมกับสถานการณ์เฉพาะของธุรกิจ

ควรมีนโยบายภายในบริษัทที่ระบุชัดเจนว่าค่าพวงหรีดในกรณีใดบ้างที่บริษัทจะจ่าย วงเงินสูงสุดเท่าใด และกระบวนการขออนุมัติเป็นอย่างไร เพื่อให้การจัดการมีระบบและตรวจสอบได้ หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมด้านปีนักษัตรที่เกี่ยวข้องกับวันเกิดของผู้ล่วงลับ สามารถอ่านได้ที่ปีนักษัตรปี 2521

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับค่าพวงหรีดกับภาษีธุรกิจ

ค่าพวงหรีดหักภาษีได้เท่าไหร่?

หากจัดเป็นค่ารับรอง สามารถหักได้ในอัตราที่กฎหมายกำหนดสำหรับค่ารับรอง ซึ่งมีเพดานตามประมวลรัษฎากร หากจัดเป็นสวัสดิการพนักงานและมีระเบียบสวัสดิการที่ชัดเจน สามารถหักได้เต็มจำนวน ควรปรึกษานักบัญชีเพื่อให้ได้คำตอบที่เหมาะกับสถานการณ์ของธุรกิจตัวเอง

ต้องขอใบเสร็จอย่างไรให้ใช้ในการหักภาษีได้?

ต้องขอใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบที่ระบุชื่อและเลขที่ผู้เสียภาษีของบริษัทอย่างครบถ้วน ไม่ใช่แค่ใบเสร็จรับเงินทั่วไป ร้านพวงหรีดที่จดทะเบียน VAT เท่านั้นที่จะออกใบกำกับภาษีได้

หากจ่ายค่าพวงหรีดเป็นเงินสดโดยพนักงาน แล้วเบิกคืน บันทึกบัญชีอย่างไร?

ให้พนักงานกรอกใบเบิกค่าใช้จ่ายพร้อมแนบใบเสร็จและระบุวัตถุประสงค์ชัดเจน บริษัทจ่ายเงินคืนพนักงาน แล้วบันทึกเดบิต “ค่ารับรอง” หรือ “ค่าสวัสดิการพนักงาน” และเครดิต “เงินสด/ธนาคาร”

ค่าพวงหรีดสำหรับงานศพพนักงานมีวงเงินสูงสุดไหม?

กฎหมายภาษีไม่ได้กำหนดวงเงินสูงสุดเฉพาะสำหรับค่าพวงหรีดสวัสดิการพนักงาน แต่ต้องสมเหตุสมผลตามสถานะของธุรกิจ บริษัทควรกำหนดนโยบายวงเงินภายในเองเพื่อความเป็นธรรมและควบคุมค่าใช้จ่าย

ซื้อพวงหรีดออนไลน์ ได้ใบกำกับภาษีไหม?

ได้ หากร้านพวงหรีดออนไลน์จดทะเบียน VAT ก็สามารถออกใบกำกับภาษีได้ ควรแจ้งความต้องการใบกำกับภาษีและข้อมูลนิติบุคคลตั้งแต่ขณะสั่งซื้อ เพราะบางร้านอาจไม่ได้ถามเป็นประจำ

ตัวอย่างการบันทึกบัญชีค่าพวงหรีดในทางปฏิบัติที่พบบ่อย

เพื่อให้เข้าใจการบันทึกบัญชีค่าพวงหรีดได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างสถานการณ์จริงที่พบบ่อยในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งจะช่วยให้ผู้ประกอบการและฝ่ายบัญชีนำไปปรับใช้ได้ทันที

กรณีที่หนึ่ง บริษัทส่งพวงหรีดมูลค่า 2,000 บาทรวม VAT ไปงานศพลูกค้ารายสำคัญ และได้รับใบกำกับภาษีในนามบริษัท การบันทึกบัญชีคือ เดบิตค่ารับรอง 1,860 บาท เดบิตภาษีซื้อ 140 บาท เครดิตเงินสด 2,000 บาท

กรณีที่สอง บริษัทจ่ายค่าพวงหรีด 1,500 บาทสำหรับงานศพบิดาของพนักงาน ซึ่งมีระเบียบสวัสดิการระบุไว้ชัดเจน การบันทึกบัญชีคือ เดบิตค่าสวัสดิการพนักงาน 1,500 บาท เครดิตเงินสด 1,500 บาท

กรณีที่สาม พนักงานจ่ายค่าพวงหรีดสำรองแล้วนำใบเสร็จมาเบิกคืน 800 บาท ร้านไม่ได้จด VAT การบันทึกบัญชีคือ เดบิตค่ารับรอง 800 บาท เครดิตเงินสด 800 บาท

สิ่งที่ควรระวังคือการแยกรายการค่าพวงหรีดออกจากค่าใช้จ่ายอื่นให้ชัดเจน โดยระบุในเอกสารประกอบว่าเป็นค่าพวงหรีดสำหรับงานใด วันที่เท่าใด และส่งให้แก่ใคร ข้อมูลเหล่านี้จะเป็นประโยชน์มากหากมีการตรวจสอบบัญชีภายหลัง

นักบัญชีและผู้สอบบัญชีมักแนะนำให้มีระเบียบข้อบังคับภายในที่เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการรับรองรวมถึงค่าพวงหรีด เพื่อให้การควบคุมภายในมีประสิทธิภาพและสามารถตรวจสอบได้

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่มีนักบัญชีประจำ การจดบันทึกค่าพวงหรีดไว้ในสมุดรายจ่ายพร้อมแนบใบเสร็จเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด และสามารถนำข้อมูลส่งให้นักบัญชีเพื่อบันทึกได้อย่างถูกต้องในภายหลัง

หากมีคำถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับการบันทึกบัญชีหรือการหักภาษีสำหรับค่าพวงหรีด แนะนำให้ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีและภาษีที่มีใบอนุญาต เพราะรายละเอียดอาจแตกต่างกันตามประเภทและขนาดของกิจการ ทางบูรณ์ฟลอรัลยินดีส่งต่อข้อมูลร้านพวงหรีดที่มีบริการออกใบกำกับภาษีได้

โดยสรุป ค่าพวงหรีดที่ใช้เพื่อรับรองลูกค้าหรือเป็นสวัสดิการพนักงานสามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายทางบัญชีได้ และหากมีใบกำกับภาษีในนามบริษัทก็สามารถขอคืนภาษีซื้อได้ตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด

ในกรณีที่บริษัทส่งพวงหรีดให้งานศพของหุ้นส่วนทางธุรกิจ สามารถบันทึกเป็นค่ารับรองได้เช่นกัน แต่ควรมีเอกสารแสดงความสัมพันธ์ทางธุรกิจ เช่น หนังสือสัญญา ใบแจ้งหนี้ หรือหลักฐานการติดต่อทางธุรกิจประกอบไว้ด้วย

การจำกัดวงเงินค่าพวงหรีดในระเบียบภายในของบริษัทเป็นแนวปฏิบัติที่ดี เพราะช่วยควบคุมค่าใช้จ่ายและลดข้อพิพาทในกรณีที่มีพนักงานหลายคนส่งพวงหรีดในนามบริษัทพร้อมกัน วงเงินที่เหมาะสมควรพิจารณาจากขนาดและฐานะทางการเงินของบริษัท

บูรณ์ฟลอรัลมีบริการออกใบกำกับภาษีในนามบริษัทสำหรับการสั่งพวงหรีดทุกรายการ ทำให้ลูกค้าองค์กรสามารถนำค่าใช้จ่ายไปหักบัญชีและขอคืนภาษีซื้อได้อย่างครบถ้วนตามกฎหมาย